Dirección y Gestión de proyectos

Como continuación a nuestro artículo sobre Introducción a la Gestión de Proyectos traemos la segunda parte de la serie.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La Gestión de Proyectos es una disciplina que se está generalizando en el mundo de los negocios a fin de optimizar los recursos y rentabilizar la inversión.

Consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la definición, planificación y realización de actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en realidades

gestion de proyectos

¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican y desarrollan de forma temporal a fin de conseguir una meta única previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos.

Según el PMI (Project Management Institute) un proyecto es un esfuerzo de carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio único.

  • Es un proceso único constituido por subprocesos y actividades coordinadas con objeto de realizar uno o más productos.
  • Son de naturaleza temporal caracterizándose por tener fechas de comienzo y terminación determinadas
  • Precisan de una cantidad de recursos determinada y de una estructura organizacional con roles y responsabilidades predefinidos para realizar los productos antes mencionados de acuerdo a ciertos requisitos (calidad, plazos, costes) .
  • Al tratarse de un proceso único, mayor relevancia de los riesgos. Dado que el producto o servicio no existe en el momento de iniciarse el proyecto ya que se desarrolla a medida que éste se ejecuta, lo único verdaderamente fijo es el cliente y sus necesidades, debiendo estar el producto del proyecto subordinado a estas necesidades.

El resultado global del proyecto, en adelante producto de proyecto, es un producto o un servicio y puede ser de cualquier naturaleza: una automóvil, un garaje, un programa de software, el rediseño de un proceso de negocio, el desarrollo de un nuevo fármaco, el diseño de una cadena de negocio, la creación de una empresa, etc.

Por último, la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.

El término de dirección de proyectos es muchas veces utilizado por organizaciones orientadas a proyectos que gestionan sus actividades u operaciones continuas o que intentan alcanzar sus objetivos utilizando técnicas de gestión de proyectos.

proyecto

¿Qué es un proyecto on-line?

Un proyecto on-line se caracteriza por ser Internet su soporte y el medio en el que se contextualiza. Generalmente se encuentra alojado en un servidor.

¿Qué es un programa?

Un programa es un conjunto de proyectos interrelacionados.

Diferencia entre proyectos y trabajo operativo

El trabajo operativo es el que hacemos diariamente, es repetitivo

El proyecto es algo único y temporal

Contexto de la dirección de proyectos

  1. Plan estratégico
  2. Portafolio
  3. Programas
  4. Proyectos
  5. Sub-proyectos

Objetivos de la dirección de proyectos

El principal objetivo es terminar el proyecto en si.

Regla SMART

  1. Concreto
  2. Medible
  3. Alcanzable
  4. Realista
  5. Tiempo

regla smart en dirección de proyectos

Fases lógicas en la gestión de proyectos

  • Recogida de ideas: Brainstorming

El Brainstorming o lluvia de ideas, es una técnica de creatividad, y como tal su objetivo fundamental es idear una solución a un determinado problema, o mejorar las soluciones existentes.

Interesa, en primer lugar, la cantidad de ideas; conviene que las aportaciones sean breves, que nadie juzgue ninguna, que se elimine cualquier crítica o autocrítica y que no se produzcan discusiones ni explicaciones.

  • Establecer Procesos, protocolos

Es muy importante definir unos procedimientos comunes para toda la organización. Es fundamental que todos los miembros del equipo conozcan sus funciones, tareas a desarrollar, quienes son sus superiores, que tareas dependen de otras tareas y quien las realiza…

  • Seguimiento

Comenzar un proyectoe es facil, pero después hay que hacerle un seguimiento, conocer el porcentaje de desarrollo en el que nos encontramos, quien está haciendo cada tarea y cuanto le falta para terminarla…

  • Entrega, revisión

Es fundamental conocer los plazos de entrega incluso antes de comenzar con el proyecto.

Antes de hacer la entrega el proyecto debe estar completamente testeado.

Es importante establecer Hitos y puntos de control.

  • Cierre

El cierre es la venta del producto y los primeros usuarios reales.

El ciclo de vida del proyecto

Los proyectos se dividen en fases con objeto de facilitar su gestión, mejorar el control, y mantener el proyecto alineado con los objetivos. Cada una de las fases del proyecto culmina con la realización de uno o varios entregables (plan de negocio, especificación, documento de diseño preliminar, plan de pruebas, etc.). Las fases suelen tomar el nombre del de alguno de sus entregables (por ejemplo, fase de diseño, fase de ensayos). Además, cada una de las fases puede considerarse como un subproyecto en sí mismo con fases específicas diferenciadas.

Un proyecto tiene un ciclo de vida, que es la secuencia de actividades necesarias hasta alcanzar el producto del proyecto. Normalmente, el ciclo de vida del proyecto cubre desde la realización del estudio de viabilidad, especificación de requisitos, diseño del producto, fabricación y pruebas, hasta su entrega para su uso operacional. El horizonte temporal del concepto ciclo de vida del producto es más amplio, abarcando desde la idea o necesidad razón de ser del proyecto hasta la fase de retirada del proyecto.

  1. Planificación
  2. Estudio y redacción del proyecto
  3. Recursos, Riesgos, problemas, soluciones
  4. Marcación de Hitos y puntos de control
  5. Seguimiento e informes de desempeño

¿Que necesitamos para que un proyecto funcione?

  1. Liderazgo (Director de proyecto)
    • Solución de problemas
    • Planificación y re-planificación del proyecto
    • Control de recursos
    • Dirección y gestión de la información
  2. Recursos y herramientas
  3. Trabajo en equipo
  4. Objetivos claros

 

El liderazgo en equipos de trabajo

Ser un jefe no es lo mismo que ser un líder, de igual forma que trabajar en equipo no es la mera suma de las aportaciones individuales.

el líder es el encargado de guiar, motivar, y saber sacar lo mejor de cada una de las personas que trabajan en su equipo con el fin de obtener el resultado óptimo.

Tipos de Liderazgo

  • AUTORITARIO, donde el jefe es sólo informador, es decir, decide y demanda.
  • PERSUASIVO, donde el jefe es vendedor, o sea, vende, convence respecto de sus decisiones.
  • CONSULTIVO, donde el jefe presenta su decisión o sus ideas y las sujeta a modificación para que el grupo pueda hacer preguntas.
  • PARTICIPATIVO, donde el jefe da a conocer ciertos problemas, solicita sugerencias y deja que el grupo decida, desde luego, enmarcándose en algunos parámetros.

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo puede definirse como aquella actividad que para concretarse, imperiosamente, requiere la participación de diferentes personas; lo que implica una necesidad mutua de compartir habilidades y conocimientos; donde debe existir una relación de confianza que permita delegar en el compañero parte del trabajo propio, con la seguridad de que éste cumplirá cabalmente su cometido.

Cuando delegar

¿Cuando delegar?

Stakeholders

Stakeholders, también se conoce como “multistakeholders” o “constotiencies”, por la similitud que existe en los ciudadanos con respecto a los asuntos del estado, sugiriendo que las organizaciones deben ser responsables por otros grupos, además de los propietarios quienes son todos aquellos grupos, organizaciones, empresas, que tienen interés en una empresa u organización dada que son los empleados, los clientes, los proveedores de bienes y servicios, los proveedores de capital, la comunidad, y la sociedad.

Identificación de Stakeholders

Las matrices de stakeholders sirven para comparar y contrastar la información que hay disponible sobre los diferentes stakeholders o grupos de interés de un determinado proyecto.

Estas matrices pueden incluir diferentes tipos de información, como por ejemplo el nivel de influencia o poder de los stakeholders; su nivel de interés o de dependencia hacia a un determinado proyecto o empresa; la importancia que la empresa le da a la satisfacción de sus necesidades; su percepción sobre una situación problemática; su potencial para apoyar o amenazar la implementación de un proyecto determinado; sus respectivos objetivos; o las redes de relaciones que hay entre los diferentes stakeholders.

stakeholders internos y externos

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